התנהלות בשגרת חירום פוגעת באופן מידי בהכנסות ותזרים המזומנים של כל עסק. שגרת חירום במדינת ישראל מתאפיינת בהיקף וברמת סיכון משתנה: היקף מקומי, היקף אזורי והיקף ארצי. בשגרת חירום בעלי עסקים חשופים לאיומים שונים, אשר משבשים במידה שונה את יכולת העסק לפעול ולתפקד ולכן נדרשת פעולה משמעותית לניהול שגרת החירום כדי להמשיך ולשרוד. במצב כזה בעל העסק אמור להיות ערוך במתכונת מיוחדת בכדי להתמודד עם השיבושים בשגרת העבודה.

הזמן היקר מרגע ההכרזה על מצב חירום ועד להכרה שמדובר בשגרת חירום ולא באירוע נקודתי העשוי להיות קריטי להבנת עוצמת האירוע ומידת השפעתו על כל בעל העסק/חברה /מפעל בשעות ובימים שלאחר מכן.

פעולות נדרשות בשגרת חירום

על מנת לנסות לבקר ולצמצם את הנזקים המשוערים כתוצאה משגרת חירום ראוי וחשוב שבעלי העסקים יסגלו המלצות אלו לצורך הצלתם העסקית, כלכלית והתדמיתית בחלון זה עד לסיומו. בעזרת ביצוע הפעולות הבאות:

1. עדכון ככל הספקים בארץ ובחו"ל על כך שקיימת אפשרות של דחיית תשלומים.
2. הגדרת פירוט ההתחייבויות והתשלומים הקריטיים לפי סדרי קדימויות
3. הגדרת סה"כ הפעילויות הכספיות הקריטיות לביצוע תוך קביעת סדר עדיפויות לביצוען.
4. עדכון הנתונים הכספיים של פעולות אשר לא הוגדרו כפעולות קריטיות וכתוצאה מכך לא בוצעו במצב החירום, על מנת שניתן יהיה לבצען כאשר יתאפשר הדבר.
5. הזמנת פנקסי שיקים ידניים לאפשרות שתחייב עבודה בבית העסק ללא תקשורת מחשבים
6. הגדרת סטטוס העבודה הנוכחי בשגרת חירום מול הבנקים שמשרתים את בעלי העסקים.
7. קביעת מערך הרשאות מקוצר להפשרת כספים לצורכים מיוחדים להן נדרש בית העסק בשגרת חירום
8. בשל אפשרות על פעילות חלקית של הבנקים על בעל העסק לקבוע מראש מסגרת זמינה להפעלה שעיקרה קבלת והעברות כספים בשגרת חירום אל אף אילוצים אלו.
9. הגדרת תשלומים חיוניים בלבד לספקים ומציאת חלופות לתשלומים ואישורי תשלום בשגרת חירום.
10. עדכון הספקים על דרכי ההתקשרות עם העסק והעברת ההזמנות, הגדרת אופן האספקה לבית העסק, הגדרת נמען שיקבל את האספקה בבית העסק והגדרת אנשי קשר רלוונטיים שיעבדו מול הספקים.
11. במקרה של נפילת מערכות המידע הממוחשבות על בעל בית העסק להגדיר את אופן קבלת הפקדות הכספים מלקוחותיו בדרך ומסגרת ידני.
12. במקרה של חשש לאפשרות של קריסת תקשורת המחשבים יש לדאוג לעדכן אל לקוחותיו/ספקיו באפשרות שיעשה שימוש בטופסי הזמנה/ליקוט/אספקה ידניים.
13. על בעל העסק להציב סכומים מזומנים נוספים לקופה קטנה ב לצורך ביצוע פעולות עסקיות קריטיות . תוך הפעלת שיקול דעת למצבים הנדרשים ממצב החירום.
14. במידה ולא ניתן לבצע העברות כספים ( שבשל אי יכולת של חברת הבלדרות /או נציג מטעמו) בשל שגרת החירום על בעל בית העסק לתכנן היכן יפקיד כספים רבים ועדיין בבטחה בבית העסק.
15. קביעת מסגרת פשוטה ואפקטיבית אד -הוק לצורך ביצוע גבייה על בסיס יומי. מלקוחות קבע ולקוחות אקראיים.
16. הדפסת טפסים ידניים לשימוש בשגרת חירום.
17. הפעלת הספקים הרלוונטיים לפי הסכם לשעת חירום.
18. במידת הצורך יש לפתוח מסגרת התקשרות מהירה עם ספקים חיוניים שאינן בפעילות שוטפת בשגרה .בעזרת טופס פתיחת ספק. על ידי שימוש בחשבונית ואישור ניהול חשבון מהבנק דוגמה של המחאה של הספק- וזאת על מנת לוודא באופן בסיסי ומהיר את פרטי הספק. אישור ניהול ספרים וניכוי מס בעדיפות נמוכה.
19. על מורשה החתימה בחברות /מפעלים ועסקים לדאוג לגישה לחשבון הבנק גם מחוץ למקום עבודתם.
20. במידה ונדרשות השמדות מלאי כתוצאה ממצב החרום בהם נדרשו עסקים או מפעלים שלא לפעול ובכך למעשה היו סגורים על פי הוראת פיקוד העורף. לביצוע ספירת מלאי מלאה של הפריטים המושמדים טרם ההשמדה. כמו כן להזמין שמאי ורו"ח של בעל העסק על מנת שיהיו נוכחים פיזית במהלך הספירה. כאשר בסופן על בעל העסק חלה החובה לשמור את כל התיעוד הנלווה לספירת המלאי שיאושרו ע"י רו"ח של בעל העסק.
21. לצד פעולות אלו ובכדי להשלימן עד תום, כל בעל עסק ראוי שייחשף לאתר האינטרנט של משרד האוצר על מנת להכיר היטב את הוראות החוק ומנגנוני הפיצוי של המדינה במצב שגרת חירום ובכך לבסס את פעילותו בשגרת חירום על הצד הטוב ביותר.

שלומי אדר, הינו מומחה ליישום אסטרטגיות ניהוליות בסקטור העסקי בתחום היערכות ומוכנות לחירום, אירועי אפר"ן (אירועי פתע רבי נפגעים) ובחינת תהליכי עבודה והתאמתם לארגון. בעל ניסיון של כ-25 שנה במגזרי התעשייה, חברות היי-טק ותשתיות.